Trendiraportti: Miksi joustavuus ratkaisee referenssitarkistuksessa

Referenssitarkistus on pitkään ollut keskeinen vaihe rekrytointiprosessissa, mutta tapa, jolla referenssit vastaavat, on muuttumassa. Saadaksemme takemman kuvan analysoimme Refappin vuoden 2025 tuotantodataa, joka kattaa satojatuhansia toteutuneita referenssitarkistuksia eri toimialoilta ja maista.

Datasta nousee esiin muutamia selkeitä havaintoja. Näiden ymmärtäminen voi auttaa rekrytointitiimejä suunnittelemaan referenssiprosesseja, jotka ovat referensseille vaivattomampia, rekrytoijille tehokkaampia ja hakijoille sujuvampia.

Referenssit eivät seuraa toimistoaikoja

Perinteisissä referenssitarkistuksissa rekrytoijat soittavat referensseille työpäivän aikana ja olettavat, että tämä on referensseille hyvä aika antaa vastauksia. Mutta datamme osoittaa, että referenssit vastaavat silloin kun heille itselleen sopii – usein iltaisin ja viikonloppuisin.

Vuonna 2025:

• 63 % referensseistä vastasi kyselyyn toimistoaikana (arkisin klo 8–17)
• 28 % vastasi arkisin iltaisin tai öisin
• 9 % vastasi viikonloppuisin

Tämä tarkoittaa, että noin 37 % kaikista referensseistä vastasi normaalien toimistoaikojen ulkopuolella.

Tämä voi aiheuttaa käytännön haasteita erityisesti silloin, jos referenssitarkistukset tehdään pääasiassa puhelimitse virka-aikaan. Kaikki referenssit eivät yksinkertaisesti ole silloin tavoitettavissa.

Digitaalinen referenssitarkistus ratkaisee tämän ongelman. Referenssit voivat vastata silloin, kun heille parhaiten sopii, ilman aikataulujen yhteensovittamista.

Kun referenssit voivat vastata heille sopivana aikana, heillä on myös parempi mahdollisuus pohtia rauhassa ehdokkaan vahvuuksia ja kehittymiskohteita, mikä voi tuottaa laadukkaampaa palautetta rekrytointipäätösten tueksi.

Organisaatioille, joilla on ehdokkaita ja referenssejä eri maissa, aikavyöhykkeet voivat myös muodostua käytännön haasteeksi. Asynkroninen toimintamalli helpottaa referenssien keräämistä riippumatta siitä, missä päin maailmaa henkilö sijaitsee, ilman että rekrytointiprosessi hidastuu.

Mobiilisti vastaaminen on noussut kärkeen

Data paljastaa myös selkeän muutoksen siinä, millä laitteilla referenssit vastaavat kyselyihin.

Vuoden 2025 datamme osoittaa, että:

• 63 % täytti kyselylomakkeet mobiililaitteella
• 37 % käytti tietokonetta

Lähes kaksi kolmesta referenssistä vastaa siis nykyään älypuhelimella.

Tämä korostaa mobiiliystävällisten kysymyspatteristojen tärkeyttä. Pitkät lomakkeet, jotka on suunniteltu ensisijaisesti tietokoneen näytöille, aiheuttavat kitkaa pienemmillä näytöillä.

Mobiilikäyttö vaikuttaa myös siihen, miten arviointikyselyt tulisi rakentaa. Puhelimella pitkät avoimet kysymykset voivat tuntua aikaa vieviltä vastata. Numeerisin asteikoin strukturoidut kysymykset ovat yleensä helpompia täyttää mobiililla. Lisäksi tutkimus osoittaa, että strukturoidut referenssikysymykset parantavat sekä luotettavuutta että validiteettia, mikä helpottaa vastausten tulkintaa ja vertailua ehdokkaiden välillä.

Kun referenssit voivat vastata puhelimella tai tietokoneella heille sopivaan aikaan, tarve aikatauluttamiselle ja koordinoinnille häviää. Tämä säästää kaikkien osapuolien. 

Tekstiviestit ovat ohittaneet sähköpostin

Ensimmäistä kertaa tilastoissamme tekstiviestilinkit tuottivat enemmän vastauksia kuin sähköpostilinkit.

Vuonna 2025:

• 55 % avasi kysymyspatteriton SMS:n kautta
• 45 % sähköpostin kautta

Tämä heijastaa todennäköisesti arkipäivän viestintätottumuksia. Monet tarkistavat tekstiviestit useammin ja nopeammin kuin sähköpostinsa.

Rekrytoijille tämä voi tarkoittaa, että tekstiviestillä lähetetty referenssipyyntö tavoittaa vastaanottajan nopeammin ja siten myös vastaus tulee ripeämmin.

Referenssit vastaavat usein odotettua nopeammin

Referenssitarkistus nähdään toisinaan yhtenä rekrytoinnin hitaimmista vaiheista. Datamme viittaa siihen, että näin ei välttämättä tarvitse olla.

Mediaanivastausaika tilastoissamme on 8 tuntia.

Puolet kaikista referensseistä vastaa siis kahdeksan tunnin sisällä pyynnön lähettämisestä.

Tämä kertoo jotain tärkeää siitä, miten referenssit todella käyttäytyvät: kun prosessi on yksinkertainen ja helposti saavutettavissa, monet vastaavat usein saman päivän aikana.

Tämä tarkoittaa, että referenssiprosessi voi edetä jatkuvasti sitä mukaa kun vastauksia saapuu, sen sijaan että se etenee hitaasti vaihe vaiheelta. 

Kokonaiskuva

Yhdessä nämä kaavat viittaavat siihen, että referenssitarkistus muuttuu yhä joustavammaksi ja mobiilipainotteisemmaksi.

Nykyiset referenssit odottavat yhä useammin voivansa:

• vastata toimistoajan ulkopuolella
• täyttää kysymyspatteristoja puhelimellaan
• tavoittaa pyynnön nopeasti tekstiviestin tai yksinkertaisen linkin kautta

Refappin kautta on tähän mennessä käsitelty yli 1,5 miljoonaa kandidaattia ja palvelulla on yli 48 000 aktiivista käyttäjää. Datamme tarjoaa hyvän läpileikkauksen siitä, miten referenssitarkistuksia tehdään eri organisaatioissa tänä päivänä.

Rekrytointityökalut, jotka tukevat joustavaa ja mobiiliystävällistä referenssitarkistusta, helpottavat referenssien nopeaa vastaamista. Nopeammat vastaukset voivat auttaa vähentämään viivästyksiä referenssivaiheessa ja pitämään rekrytointiprosessin liikkeessä.

Sujuvampi referenssiprosessi hyödyttää myös ehdokkaita. Kun referenssit voivat vastata nopeasti ja helposti, rekrytointipäätökset voivat edetä ilman tarpeettomia viivästyksiä luoden nopeamman ja läpinäkyvämmän kokemuksen.

Parhaat ehdokkaat liikkuvat nopeasti. Pysyäksesi mukana referenssitarkistusprosessisi on oltava yhtä joustava kuin palkkaamasi ihmiset.👋🏼

Tietoa trendiraportista

Tämä artikkeli on osa Referenssitarkistukssen trendit: oivalluksia Refapp-datasta -sarjaa, joka perustuu Refapp-työkalun anonymisoituun dataan.

Sarjassa analysoidaan satojatuhansia referenssitarkistuksia eri toimialoilta ja maista. Tarkoituksena on avata, miten referenssitarkistuksia tehdään käytännössä tänä päivänä ja mitä rekrytointitiimit voivat oppia todellisesta käyttäytymisdatasta.