Suuri opas referenssitarkistuksiin rekrytointiprosesseissa

 
SUURI opas
 

Referenssitarkistus on vakiintunut osa nykyaikaista rekrytointiprosessia. Ei kuitenkaan ole itsestään selvää, miten se kannattaa toteuttaa, jotta siitä saadaan mahdollisimman paljon arvoa. Kuka voi toimia referenssinä ja millaista tietoa referenssitarkistuksella voidaan saada? Kuinka moneen referenssiin pitäisi olla yhteydessä? Miten voin varmistaa, että referenssit ovat aitoja? Tarvitsenko luvan referenssitarkistuksen tekemiseen? Mitä kysymyksiä kannattaa esittää ja mitä pitäisi välttää?

Tämän oppaan tavoitteena on vastata kaikkiin referenssitarkistuksiin liittyviin kysymyksiin. Samalla se auttaa sinua saamaan parempaa tietoa kandidaateista sekä parantamaan hakija- ja referenssikokemusta. Valmiina? Aloitetaan!
 

Mitä referenssitarkistus tarkoittaa ja mikä sen tarkoitus on rekrytointiprosessissa?

Referenssitarkistus tarkoittaa rekrytointiprosessissa sitä, että rekrytoija ottaa yhteyttä henkilön aiempiin työnantajiin tai muihin henkilöihin, jotka tuntevat kandidaatin, saadakseen lisätietoa hänestä.

Referenssitarkistukseen on usein useita tarkoituksia:

Tietojen varmentaminen

Tutkimusten mukaan monet kandidaatit kaunistelevat ansioluetteloaan tai jopa valehtelevat työhaastatteluissa.1,2 Siksi on tärkeää varmistaa hakijan antamat tiedot. Referenssitarkistuksen avulla voidaan tarkistaa esimerkiksi kandidaatin työkokemus, osaaminen ja muut tiedot.

Työsuorituksen arviointi

Referenssit ovat usein henkilöitä, jotka ovat nähneet kandidaatin työskentelevän pitkän ajan. Siksi yksi referenssitarkistuksen keskeinen tarkoitus on saada tietoa henkilön aiemmasta työskentelystä ja suoriutumisesta.

Suoja haitalliselta työkäyttäytymiseltä

Haitallinen työkäyttäytyminen tarkoittaa työntekijän tietoista toimintaa, joka rikkoo organisaation normeja ja voi vahingoittaa organisaatiota, työntekijöitä tai asiakkaita.3 Esimerkkejä tällaisesta käyttäytymisestä ovat varkaus, kiusaaminen, toistuva myöhästely ja seksuaalinen häirintä.4,5

Tällaisella toiminnalla voi olla organisaatiolle vakavia seurauksia, kuten lisääntyneet sairauspoissaolot, heikentynyt tuottavuus, oikeusprosessit sekä vahingoittunut työnantajamielikuva.6,7 Koska harva kandidaatti kertoo itse käyttäytyvänsä haitallisella tavalla, referenssitarkistukset voivat toimia tärkeänä suojakeinona virherekrytointeja vastaan.

Kuka voi toimia referenssinä?

Referenssi on henkilö, joka voi vahvistaa tai täydentää jo olemassa olevaa tietoa kandidaatista. Usein referensseiksi pyydetään kandidaatin aiempia esihenkilöitä, mutta hyödyllistä tietoa voi saada myös muissa rooleissa toimineilta henkilöiltä. Hyvä lähtökohta on miettiä, mitä tietoa haluat referenssitarkistuksella saada ja pyytää referensseiksi henkilöitä, jotka voivat tarjota juuri tätä tietoa.

Alla on lista eri tyyppisistä referensseistä ja millaista tietoa he voivat tarjota:

Esihenkilö, tiiminvetäjä tai projektipäällikkö

Aiemmat esihenkilöt ovat usein hyviä referenssejä, koska heillä on tietoa siitä, miten kandidaatti on suoriutunut työtehtävistään sekä onko hän osoittanut haitallista työkäyttäytymistä (esimerkiksi perusteettomia poissaoloja). Jos kandidaatti itse on ollut esihenkilöroolissa, voi olla hyödyllistä kerätä tietoa myös keskijohdolta tai henkilöiltä, jotka ovat raportoineet hänelle.

Työkaveri

Läheisesti kandidaatin kanssa työskennelleet kollegat voivat antaa arvokasta tietoa henkilön ominaisuuksista ja tavoista toimia. Esimerkiksi aiemmat tai nykyiset tiimiläiset voivat arvioida hyvin yhteistyötaitoja. 

Asiakas

Myös ulkopuolinen henkilö, kuten kandidaatin entinen asiakas, voi tuoda arvokasta ulkopuolista näkökulmaa esimerkiksi myynnillisyyteen tai asiakaspalveluun liittyen.

Opettaja, mentori tai ohjaaja

Jos kandidaatti on vasta työuransa alussa eikä työkokemusta ole paljon, aiempi opettaja tai mentori voi toimia referenssinä ja kertoa henkilön osaamisesta sekä työskentelytavoista.

Ystävä

Kokemattomat kandidaatit voivat joskus nimetä referenssiksi myös ystävän tai perheenjäsenen. He voivat tuntea henkilön luonteenpiirteitä hyvin, mutta heiltä puuttuu usein näkökulma ammatilliseen työskentelyyn. Lisäksi on suuri riski, että ystävät tai perheenjäsenet jättävät kertomatta asioita, jotka voisivat olla kandidaatin kannalta epäedullisia.

Mitä kannattaa huomioida referenssejä pyydettäessä?

  • On hyvä varmistaa, että referenssit ovat työskennelleet kandidaatin kanssa suhteellisen hiljattain. Jos yhteistyöstä on kulunut liian paljon aikaa, referenssit eivät välttämättä muista yksityiskohtia tai heidän vastauksensa eivät kuvaa kandidaatin nykyistä osaamista.
  • Kerro myös ehdokkaille, että heidän tulee informoida tulevasta referenssitarkistuksesta referenssejään sekä kuka tulee ottamaan heihin yhteyttä.

Voinko olla yhteydessä henkilöihin, joita kandidaatti ei ole nimennyt?

Joskus rekrytoijat ottavat yhteyttä henkilöihin, joita kandidaatti ei ole itse nimennyt referensseiksi. Tätä kutsutaan niin sanotuksi backdoor reference -tarkistuksiksi.8

Vaikka lisätiedon hankkiminen muilta kuin kandidaatin nimeämiltä referensseiltä voi tuntua houkuttelevalta, siihen liittyy riskejä. Kandidaatti ei välttämättä halua muiden tietävän työnhaustaan.

Lisäksi jos kandidaatti saa tietää, että rekrytoija on ollut yhteydessä ihmisiin hänen tietämättään, se voi pilata hakijakokemuksen ja johtaa siihen, että kandidaatti vetäytyy rekrytointiprosessista.

Jos haluat olla yhteydessä henkilöihin, joita kandidaatti ei ole nimennyt referensseiksi, suosittelemme pyytämään siihen ensin kandidaatin luvan. Jos kandidaatti ei anna lupaa, voit pyytää häntä kertomaan syyn päätökselleen.

Kuinka monta referenssiä kannattaa kontaktoida?

Mahdollisimman monta. Mitä useampi referenssi antaa arvion kandidaatista, sitä luotettavampi kokonaiskuva muodostuu. Tutkimusten sekä Refappin datan perusteella vähintään kolme referenssiä on hyvä tavoite.9

Digitaalinen referenssitarkistus mahdollistaa tiedon keräämisen useilta referensseiltä ilman, että rekrytoijan työmäärä kasvaa merkittävästi. Perinteisten referenssitarkistusten määrä rajoittuu aikaan, joka sinulla on rekrytoijana käytettävissä puheluiden soittamiseen.

Millä tavoilla referenssitarkistuksen voi tehdä?

Referenssitarkistuksia voidaan tehdä useilla eri tavoilla, joilla kaikilla on omat etunsa ja haasteensa.

Puhelinkeskustelut

Perinteisesti referenssitarkistukset on tehty puhelimitse. Puhelun etuna on mahdollisuus esittää tarkentavia kysymyksiä heti. Monet rekrytoijat myös kokevat voivansa “lukea rivien välistä”.

Ongelma on kuitenkin se, että tällainen rivien välistä lukeminen on subjektiivista toimintaa, jossa intuitiomme lisää tietoja, joka ei perustu faktoihin. Intuitiivinen tiedon tulkinta voi johtaa huonoihin palkkauspäätöksiin. Toinen haaste on se, että puhelut vievät paljon aikaa sekä rekrytoijalta että referenssiltä. Lisäksi haasteena on referenssin henkilöllisyyden varmistaminen. On tapauksia, joissa ehdokas on pyrkinyt huijaamaan referenssitarkiustuksessa ilmoittamalla esihenkilönsä puhelinnumeron, joka onkin oikeasti jonkun muun esim. ystävän puhelinnumero.

Suosituskirje

Suosituskirje on esimerkiksi entisen esihenkilön tai opettajan kirjoittama teksti kandidaatin osaamisesta ja työskentelystä. Suosituskirjeessä voi olla tietoa ehdokkaan työtehtävistä, työssä suoriutumisesta, ominaisuuksista jne.

Suosituskirjeet ovat usein dokumentteja, joita kandidaatit ovat keränneet työsuhteiden tai opintojen päätteeksi. Metodin haaste on, että suosituskirjeet ovat usein yleisluontoisia eivätkä liity suoraan avoimen tehtävän vaatimuksiin. Lisäksi niiden aitoutta voi olla vaikeaa todentaa. Koska kandidaatti toimittaa suosittelukirjeen sinulle etkä sinä rekrytoijana ole itse yhteydessä referenssiin, voi olla vaikeaa selvittää kuka oikeasti kirjoitti dokumentin.

Digitaalinen referenssitarkistus

Nykyään on useampia tapoja tehdä referenssitarkistukset digitaalisesti. Referensseille lähetetään kysely, johon he voivat vastata tietokoneella tai puhelimella. Kun referenssit vastaavat kysymyksiin ehdokkaasta, heiltä voidaan pyytää henkilöllisyyden vahvistamista.

Yksi merkittävä etu digitaalisessa referenssitarkistuksessa on ajansäästö. Refapp teki vuonna 2022 tutkimuksen ruotsalaisen organisaation kanssa. Organisaatio rekrytoi määräaikaisia kesätyöntekijöitä ja teki referenssitarkistukset 550 kandidaatille. Tutkimuksen tulokset osoittivat, että organisaatio säästi 354 työtuntia (lähes 9 viikkoa kokoaikaista työtä) vaihtamalla perinteiset puhelimella tehdyt referenssitarkistukset digitaalisiin.

Toinen etu digitaalisessa referenssitarkistuksessa on se, että se mahdollistaa strukturoidumman ja standardisoidumman tiedonkeruun. Viimeisimmät tieteelliset tutkimukset osoittavat, että struktuuri on edellytys hyvän validiteetin saavuttamiselle referenssitarkistuksissa.9,10,11 Strukturointi tarkoittaa muun muassa sitä, että kaikille suosittelijoille esitetään samat kysymykset, kysymyksiin vastataan standardoiduilla vastausasteikoilla ja eri suosittelijoiden antamat arviot yhdistetään kokonaisuudeksi.

Jotta referenssitarkistuksissa saavutettaisiin mahdollisimman korkea strukturoinnin taso, ja saisit siten mahdollisimman arvokasta tietoa ehdokkaista, olemme kehittäneet Refapp Insights -ratkaisun, josta voit lukea lisää täältä.

Joskus metodien yhdistelmä toimii parhaiten!

Edellä mainittujen menetelmien ei tarvitse olla toisiaan poissulkevia. Joskus digitaalisessa referenssitarkistuksessa saadut vastaukset vaativat tarkennusta, ja toisinaan suosittelija saattaa mieluummin keskustella puhelimitse kuin vastata kysymyksiin digitaalisesti. Refappissa on joustava kalenterivaraustoiminto, jonka avulla puhelinajan sopiminen suosittelijan kanssa on helppoa. Keskustelun muistiinpanot voidaan tehdä suoraan järjestelmään, jolloin ne näkyvät muiden suosittelijoiden vastausten rinnalla.

Milloin referenssitarkistus kannattaa tehdä?

Ei ole yhtä yleispätevää vastausta siihen, milloin referenssitarkistus kannattaa tehdä. Useimmiten referenssit tarkistetaan rekrytointiprosessin loppuvaiheessa. Kun referenssitarkistus tehdään prosessin lopussa, voidaan varmistaa hakijan aiemmin rekrytointiprosessin aikana antamien tietojen paikkansapitävyys ja mahdollisesti välttää epäonnistunut rekrytointi.

On kuitenkin hyvä huomata, että referenssitarkistusten tarkoituksena ei ole erotella keskenään kahta tai useampaa parasta ehdokasta. Sen sijaan referenssitarkistukset tulisi nähdä keinona ehkäistä sellaisten henkilöiden palkkaamista, jotka suoriutuvat työssään heikosti tai ovat taipuvaisia haitalliseen työkäyttäytymiseen.

Mitä kysymyksiä referenssitarkistuksessa kannattaa esittää?

Se, mitä kysymyksiä referenssitarkistuksessa kannattaa esittää, riippuu sen tarkoituksesta. Osa kysymyksistä tähtää hakijan taustan varmistamiseen. Tähän tarkoitukseen voidaan käyttää esimerkiksi seuraavanlaisia kysymyksiä:

"Voitko lyhyesti kuvata, millaisia työtehtäviä ja vastuita hakijalla oli silloin, kun työskentelitte yhdessä?"

Toiset kysymykset puolestaan pyrkivät selvittämään, onko hakijalla taipumusta haitalliseen työkäyttäytymiseen. Tähän tarkoitukseen voidaan käyttää esimerkiksi seuraavanlaista kysymystä:

"Onko hakijalla ollut toistuvia luvattomia poissaoloja?"

Refapp tarjoaa kysymyspatteristoja yli 40 erilaiseen rooliin, jotka perustuvat kullekin ammattiroolille tyypillisesti relevantteihin ominaisuuksiin. Voit lukea siitä lisää täältä.

Numeeristen vastausasteikkojen käytön edut

Useat tutkimukset ovat osoittaneet, että silloin kun suosittelijat arvioivat hakijoita avoimilla tekstivastauksilla, arvioihin voi liittyä sukupuolivinouma, joka saattaa asettaa naispuoliset hakijat epäedulliseen asemaan. Yksi esimerkki tästä vinoumasta on se, että mieshakijoita kuvataan usein mahtipontisemmilla adjektiiveilla (kuten ”erinomainen” tai ”poikkeuksellinen”) kuin naishakijoita.12,13 Uudempi tutkimus digitaalisista referenssitarkistuksista osoittaa, että kun suosittelijat arvioivat hakijoita numeerisilla arviointiasteikoilla, hakijan sukupuoli ei vaikuta arviointiin.14 Toinen numeeristen arviointiasteikkojen etu on se, että eri suosittelijoilta kerätty data voidaan helposti yhdistää kokonaisuudeksi, mikä parantaa referenssitarkistuksen luotettavuutta.

Kompetenssipohjainen referenssitarkistus

Jos organisaatiossasi käytetään kompetenssikehystä, voit esittää referenssitarkistuksessa kompetenssipohjaisia kysymyksiä. Näin rekrytointiprosessin eri vaiheisiin saadaan yhtenäinen ja johdonmukainen rakenne. Refapp tekee yhteistyötä useiden kompetenssikehysten tarjoajien kanssa, ja heidän määrittelemänsä kompetenssit ovat käytettävissä Refappissa. Päivitetyn listan yhteistyökumppaneista löydät täältä.

Yhteenvetona

  • Anna referenssitarkistuksen tarkoituksen ohjata sitä, millaisia kysymyksiä esität.
  • Käytä numeerisia arviointiasteikkoja, jotta vähennät kognitiivisten vinoumien vaikutusta referenssitietoihin ja helpotat eri suosittelijoiden vastausten vertailua.
  • Jos haluat toteuttaa referenssitarkistukset uusimman tutkimustiedon mukaisesti, hyödynnä Refapp Insights -ratkaisua.

Tästä oppaasta löydät tarkempaa tietoa siitä, millaisia kysymyksiä referenssitarkistuksessa kannattaa esittää.

Mitä kysymyksiä ei pidä esittää ja miten käsitellä arkaluonteisia henkilötietoja?

Jos esität kysymyksiä edellä kuvattujen käytäntöjen mukaisesti ja pohjaat ne selkeästi määriteltyyn tehtäväprofiiliin, olet oikealla tiellä. On kuitenkin tärkeää olla tarkkana arkaluonteisten henkilötietojen käsittelyssä. GDPR:n mukaan osa henkilötiedoista on erityisen arkaluonteisia, ja niiden kerääminen ja tallentaminen on käytännössä kiellettyä ilman asianmukaista suostumusta.

Euroopan komission mukaan arkaluonteisiin henkilötietoihin kuuluvat esimerkiksi:

  • henkilötiedot, jotka paljastavat henkilön rodullisen tai etnisen alkuperän, poliittiset mielipiteet tai uskonnolliset tai filosofiset vakaumukset
  • ammattiliiton jäsenyys
  • geneettiset tiedot sekä biometriset tiedot, joita käsitellään henkilön yksiselitteistä tunnistamista varten
  • terveyteen liittyvät tiedot
  • tiedot henkilön seksielämästä tai seksuaalisesta suuntautumisesta

Mitä muuta GDPR:ään liittyen tulee huomioida?

GDPR koskee aina myös referenssitarkistuksia riippumatta siitä, tehdäänkö ne digitaalisesti vai esimerkiksi puhelimitse tai muussa keskustelussa, ja tallennetaanko tiedot digitaalisesti tai muuhun haettavaan muotoon. Kuten edellisessä kappaleessa todettiin, arkaluonteisiksi luokiteltuja henkilötietoja ei saa kerätä tai tallentaa ilman ehdokkaan suostumusta.

Miten havaita väärinkäytökset ja varmistaa suosittelijan aitous?

Hakijalle rekrytointiprosessin eri vaiheissa onnistuminen voi tuoda mukanaan esimerkiksi tuloja, turvallisuutta ja parempaa itsetuntoa.15 Koska tällaiset palkinnot voivat toimia kannustimena valehdella16, rekrytoijan on hyvä tiedostaa, että osa hakijoista saattaa yrittää antaa harhaanjohtavia tietoja myös referenssitarkistuksessa saadakseen työpaikan.

On olemassa useita dokumentoituja tapauksia, joissa hakija on käyttänyt vääriä suosittelijoita työpaikan saadakseen. Tyypillisesti hakija antaa yhteystiedot henkilölle, jonka väitetään olevan entinen esihenkilö tai kollega, vaikka todellisuudessa kyseessä on hakija itse tai hänen tuttavansa, joka esiintyy suosittelijana. Refapp tarjoaa useita toimintoja tällaisten väärinkäytösten havaitsemiseksi:

Henkilöllisyyden varmistus

Kun suosittelija vastaa Refappissa hakijaa koskeviin kysymyksiin, hänen tulee vahvistaa henkilöllisyytensä. Näin voit olla varma siitä, että suosittelija on todella se henkilö, joksi hän ilmoittautuu. Ruotsin rikoksentorjuntaneuvoston raportin mukaan henkilöllisyyden varmistaminen referenssitarkistuksissa voi vähentää riskiä siitä, että organisaatioon pyritään soluttautumaan rikollisten verkostojen kautta.17

Fraud Alert -hälytys

Kun käytät Refappia digitaalisiin referenssitarkistuksiin, saat automaattisen hälytyksen, jos kaksi tai useampi suosittelija vastaa samasta IP-osoitteesta, puhelinnumerosta tai sähköpostiosoitteesta. Sama koskee tilannetta, jossa hakijalla, joka on lisännyt suosittelijat, on sama IP-osoite, puhelinnumero tai sähköpostiosoite kuin yhdellä tai useammalla suosittelijalla. Fraud Alert -hälytys ei kuitenkaan automaattisesti tarkoita, että hakija olisi syyllistynyt väärinkäytökseen. Siksi Refapp tarjoaa myös suosituksia jatkotoimista, joiden avulla voit arvioida tilanteen riskiä tarkemmin.

Refappin tarjoamien toimintojen lisäksi voi joskus olla tarpeen tehdä myös omaa taustaselvitystä epäselvyyksien ratkaisemiseksi:

  • Tarkista suosittelijan yhteystiedot. Onko sähköpostiosoite yrityksen sähköpostiosoite? Jos on, minkä yrityksen?
  • Jos yritys ei ole sinulle tuttu, hae yrityksen nimeä verkosta ja tarkista, löytyykö yritykselle verkkosivut tai muuta tietoa.
  • Hae suosittelijan nimeä ja puhelinnumeroa nähdäksesi, löytyvätkö ne yrityksen verkkosivuilta tai muista luotettavista lähteistä.

Toivomme, että tämä opas on vastannut referenssitarkistuksiin liittyviin kysymyksiisi. Jos jokin asia jäi vielä askarruttamaan, ota rohkeasti yhteyttä!

Haluaisitko kuulla lisää siitä, miten digitaaliset referenssitarkistukset voivat auttaa sinua saamaan parempaa tietoa hakijoista sekä parantamaan hakija- ja suosittelijakokemusta? Varaa demo, niin kerromme lisää!

Lähteet

1 Zvi, L., & Shtudiner, Z. (2021). Resume fraud and counterproductive behavior: The impact of narcissism in the labor market. Journal of Behavioral and Experimental Economics, 93.

2 Weiss, B., & Feldman, R. S. (2006). Looking good and lying to do it: Deception as an impression management strategy in job interviews. Journal of Applied Social Psychology, 36(4), 1070-1086.

3 Sackett, P. R., Berry, C. M., Wiemann, S. A., & Laczo, R. M. (2006). Citizenship and counterproductive behavior: Clarifying relations between the two domains. Human Performance, 19(4), 441-464.

4 Bowling, N. A., & Gruys, M. L. (2010). Overlooked issues in the conceptualization and measurement of counterproductive work behavior. Human Resource Management Review, 20(1), 54-61.

5 Gruys, M. L., & Sackett, P. R. (2003). Investigating the dimensionality of counterproductive work behavior. International Journal of Selection and Assessment, 11(1), 30-42.

6 Boudrias, V., Trépanier, S. G., & Salin, D. (2021). A systematic review of research on the longitudinal consequences of workplace bullying and the mechanisms involved. Aggression and Violent Behavior, 56.

7 Penney, L. M., & Spector, P. E. (2005). Job stress, incivility, and counterproductive work behavior (CWB): The moderating role of negative affectivity. Journal of Organizational Behavior: The International Journal of Industrial, Occupational and Organizational Psychology and Behavior, 26(7), 777-796.

8 Roberto, K. J., Johnson, A. F., & Reed, A. (2022). The use of fourth party references in the selection process. Journal of Employment Counseling, 59(3), 120-127.

9 Hedricks, C. A., Robie, C., & Oswald, F. L. (2013). Web‐based multisource reference checking: An investigation of psychometric integrity and applied benefits. International Journal of Selection and Assessment, 21(1), 99-110.

10 Taylor, P. J., Pajo, K., Cheung, G. W., & Stringfield, P. (2004). Dimensionality and validity of a structured telephone reference check procedure. Personnel Psychology, 57(3), 745-772.

11 Zimmerman, R. D., Triana, M. D. C., & Barrick, M. R. (2010). Predictive criterion-related validity of observer ratings of personality and job-related competencies using multiple raters and multiple performance criteria. Human Performance, 23(4), 361-378.

12 Madera, J. M., Hebl, M. R., Dial, H., Martin, R., & Valian, V. (2019). Raising doubt in letters of recommendation for academia: Gender differences and their impact. Journal of Business and Psychology, 34(3), 287-303.

13 Schmader, T., Whitehead, J., & Wysocki, V. H. (2007). A linguistic comparison of letters of recommendation for male and female chemistry and biochemistry job applicants. Sex Roles, 57(7), 509-514.

14 Fisher, P. A., Robie, C., Hedricks, C. A., Rupayana, D. D., & Puchalski, L. (2022). Little cause for concern: Analysis of gender effects in structured employment references. International Journal of Selection and Assessment, 30(3), 361-377.

15 Mc Gregor, D. (1989). The human side of enterprise. In J. W. Newstrom & K. Davis (Eds.), Organizational Behavior (pp. 14-24). McGraw Hill.

16 DePaulo, B. M., Kashy, D. A., Kirkendol, S. E., Wyer, M. M., & Epstein, J. A. (1996). Lying in everyday life. Journal of Personality and Social Psychology, 70(5), 979-995.

17 Skinnari, J., Hurve, K., & Monti, A. (2019). Möjliggörare för kriminella nätverk: Om möjliggörare i kommunal, statlig och privat sektor. The Swedish National Council for Crime Prevention.