Kuinka valita paras referenssitarkistustyökalu (10 kysymystä, jotka kannattaa esittää)

Siirtyminen manuaalisesta referenssitarkistuksesta digitaaliseen referenssitarkistukseen on päätös, joka vaikuttaa koko rekrytointiprosessiin. Oikea ratkaisu säästää aikaa, parantaa päätöksenteon laatua ja tekee kokemuksesta sujuvamman kaikille osapuolille. Väärä ratkaisu taas tarkoittaa, että prosessi kyllä digitalisoidaan, mutta se ei kehity paremmaksi.

Markkinassa on paljon vaihtoehtoja, jotka saattavat näyttää ensi silmäyksellä samankaltaisilta. Siksi olemme koostaneet avuksesi kymmenen kysymystä, jotka on tärkeää esittää ennen työkalun valintaa.

1. Perustuvatko kysymykset tutkimukseen ja ovatko ne roolikohtaisia?

Kaikki digitaaliset referenssitarkistukset eivät ole samanlaisia. Osa työkaluista vain siirtää perinteisen referenssitarkistuksen digitaaliseksi, kun taas toiset on suunniteltu tuottamaan aidosti ennustavaa tietoa kandidaateista. Tutkimukseen perustuvat kysymykset, jotka on suunniteltu tunnistamaan tiettyjä käyttäytymismalleja ja työskentelytapoja, tuottavat huomattavasti luotettavamman päätöksenteon pohjan kuin geneeriset kyselyt.

Kysy toimittajalta, mihin kysymykset perustuvat ja onko ne suunniteltu tunnistamaan harvoin haastattelussa esiin nousevaa haitallista työkäyttäytymistä, kuten yhteistyöhaasteet tai toistuvat luvattomat poissaolot. Kysy myös, onko tarjolla valmiita roolikohtaisia kysymyspatteristoja eri tehtäviin ja voiko kysymyksiä yhdistää muihin arviointimenetelmiin. 

2. Miten varmistetaan, että referenssi on oikea henkilö?

Luotettava referenssitarkistus edellyttää, että vastaukset tulevat oikealta henkilöltä. Siksi kannattaa selvittää, miten toimittaja varmistaa referenssin henkilöllisyyden. Pankkitunnukset ja mobiilivarmenne ovat vahvimpia tunnistautumisen muotoja Suomen markkinassa. Kysy myös tunnistaako järjestelmä automaattisesti epäilyttävää toimintaa esimerkiksi IP-osoitteen, puhelinnumeron tai sähköpostiosoitteen perusteella.

3. Automatisoiko työkalu koko prosessin, ja voiko sitä tarvittaessa muokata?

Hyvä digitaalinen referenssitarkistus automatisoi koko prosessin viestinnästä muistutuksiin ja raportointiin, mikä vapauttaa rekrytoijan aikaa muihin tehtäviin. Samalla on kuitenkin tärkeää, että prosessia voi tarvittaessa muokata.

Esimerkiksi referenssien määrän määrittely, viestinnän räätälöinti ja muistutusten ajoitus ovat usein olennaisia käytännön tilanteissa. Joustava ratkaisu yhdistää automaation tehokkuuden ja mahdollisuuden tehdä manuaalisia muutoksia tarvittaessa, ja näin tukee erilaisia rekrytointitarpeita.

4. Voiko referenssipuhelut hoitaa saman työkalun kautta?

Vaikka digitaalinen referenssitarkistus toimii useimmissa tilanteissa hyvin, joskus referenssi haluaa vastata puhelimitse tai vastauksissa nousee esiin asioita, jotka vaativat tarkennusta. Tällöin on arvokasta, että puheluja voi varata, toteuttaa ja dokumentoida samassa järjestelmässä.

Kysy, tukeeko työkalu puhelujen varaamista ja dokumentointia suoraan alustalla, ja voiko rekrytoija ja referenssi sopia ajan ilman erillistä työkalua. Kysy myös, voiko referenssin henkilöllisyyden varmistaa myös puhelun yhteydessä. Ratkaisu, joka yhdistää digitaaliset vastaukset ja puhelut samaan prosessiin, tuo joustavuutta ja selkeyttä.

5. Voiko kandidaatteja vertailla keskenään ja myös laajempaan otantaan?

Pelkkä referenssidatan kerääminen ei vielä riitä, vaan sitä pitää pystyä tulkitsemaan. Benchmarking-toiminnallisuus mahdollistaa kandidaatin tulosten asettamisen kontekstiin suhteessa muihin hakijoihin tai laajempaan dataan vastaavista rooleista.

Kysy, tarjoaako toimittaja benchmarkingia ja mihin dataan vertailu perustuu. Kysy myös, miten tulokset esitetään raportissa. Hyvän raportin tulee olla selkeä ja helposti jaettavissa rekrytoivalle esihenkilölle ilman erillistä kirjautumista.

6. Millainen kokemus kandidaateille ja referensseille syntyy, ja voiko viestintää brändätä?

Referenssitarkistus on osa hakijakokemusta, ja sen sujuvuus vaikuttaa suoraan vastausaktiivisuuteen ja mielikuvaan työnantajasta. Jos prosessi on raskas tai epäselvä, se voi heikentää kokemusta merkittävästi.

Kysy, miten referenssi vastaa kysymyksiin, vaatiiko se kirjautumista tai asennuksia ja kuinka kauan vastaaminen kestää. Kysy myös, voiko viestinnän räätälöidä organisaation brändin, visuaalisen ilmeen ja sävyn mukaiseksi. Hyvin suunniteltu ja brändätty prosessi vahvistaa työnantajamielikuvaa jokaisessa kohtaamispisteessä.

7. Toimiiko ratkaisu yhteen rekrytointijärjestelmänne kanssa?

Jos referenssitarkistus on irrallinen vaihe, se jää helposti tekemättä tai toteutetaan epäjohdonmukaisesti. Saumaton integraatio ATS-järjestelmään tekee referenssitarkistuksesta luontevan osan rekrytointia

Kysy, mihin järjestelmiin integraatio onnistuu ja kuinka kehittynyt se on. Voiko referenssitarkistuksen käynnistää suoraan kandidaatin profiilista rekrytointijärjestelmässä? Tallentuuko raportti automaattisesti takaisin järjestelmään? Mitä sujuvampi prosessi on, sitä todennäköisemmin sitä myös käytetään johdonmukaisesti.

8. Tukeeko työkalu kansainvälistä rekrytointia ja useita kieliä?

Monissa organisaatioissa kandidaatit ja referenssit toimivat eri maissa, jolloin monikielisyys ei ole vain lisäominaisuus vaan käytännön edellytys sujuvalle rekrytoinnille. Ilman sitä prosessi voi hidastua merkittävästi.

Kysy, mitä kielivaihtoehtoja työkalu tukee ja kattaako se tarvittavat kielet. Kysy myös, onko koko käyttökokemus lokalisoitu vai ainoastaan kysymyslomakkeet.

9. Miten GDPR ja tietosuoja on huomioitu?

Referenssitarkistus käsittelee henkilötietoja, joten tietosuojan ja tietoturvan on oltava kunnossa.

Kysy, kuinka pitkään dataa säilytetään, kuka toimii rekisterinpitäjänä ja miten osapuolia informoidaan tietojen käsittelystä. Luotettava toimittaja tarjoaa tietojen salauksen, SSO:n ja säännölliset tietoturvatarkastukset, tekee nämä seikat läpinäkyviksi ja pystyy vastaamaan niihin selkeästi.

10. Millaisen tuen saatte käyttöönotossa ja käytön aikana?

Työkalu on vain niin hyvä kuin sen käyttöönotto ja tuki. Digitaalinen referenssitarkistus vaatii usein muutoksia toimintatapoihin, joten on tärkeää varmistaa, että tarjolla on riittävä perehdytys, koulutus ja nopeasti reagoiva tuki.

Kysy, saatteko oman yhteyshenkilön, sisältyykö käyttöönotto ja koulutus hankkimaanne pakettiin ja kuinka nopeasti tuki reagoi. On myös arvokasta, jos toimittaja jakaa aktiivisesti parhaita käytäntöjä ja ajankohtaista tietoa referenssitarkistuksista, ei pelkästään teknistä tukea.

Yhteenveto

Digitaalisen referenssitarkistuksen tarkoitus on helpottaa rekrytointia ja tarjota luotettavampaa tietoa päätöksenteon tueksi. Oikeiden kysymysten esittäminen auttaa selvittämään ratkaisun, joka ei pelkästään digitalisoi prosessia vaan myös kehittää sitä aidosti.

Refapp yhdistää digitaalisen referenssitarkistuksen ja taustatarkistukset samaan sujuvaan kokonaisuuteen. Ratkaisu hyödyntää tutkimukseen perustuvia roolikohtaisia kysymyspatteristoja, benchmarkingia, vahvaa tunnistautumista ja integraatioita keskeisiin rekrytointijärjestelmiin. Työkaluamme käyttää yli 1 500 organisaatiota globaalisti, ja sen NPS on 85.

Varaa demo, niin näytämme, miten digitaalinen referenssitarkistus toimii käytännössä teidän rekrytoinnissanne.👋🏼