Mitä digitaalinen referenssitarkistus tarkoittaa ja miten se toimii?

Oppaat & artikkelit Laura Ström

CX45nsv1ju (3)

 

Digitaalinen referenssitarkistus on nykyaikainen, standardoitu ja usein automatisoitu tapa kerätä suosituksia rekrytoinnin yhteydessä. Sen sijaan, että rekrytoija ottaisi yhteyttä referensseihin puhelimitse tai sähköpostilla, tiedot kerätään strukturoidun kysymyslomakkeen avulla.

Tämä tekee arvioinnista objektiivisempaa ja vertailukelpoisempaa, säästää aikaa ja resursseja sekä sujuvoittaa prosessia kaikille osapuolille.

Näin digitaalinen referenssitarkistus toimii

Suosittelutarkistukset tarjoavat työnantajille arvokasta kolmannen osapuolen näkökulmaa ehdokkaan persoonallisuudesta, työskentelystä ja osaamisesta. Perinteisesti suosittelujen tarkistus on ollut aikaa vievää ja subjektiivista – digitaalinen suosittelutarkistus muuttaa sen tehokkaaksi, rakenteelliseksi ja tietoon pohjautuvaksi prosessiksi.

Vaikka toteutustapa voi vaihdella ja digitaalinen referenssitarkistus voidaan usein integroida rekrytointijärjestelmään (ATS), tyypillinen digitaalinen referenssitarkastusprosessi sisältää seuraavat vaiheet:

  1. Digitaalisen referenssitarkistuksen asetukset
     Rekrytoija valitsee valmiin tai räätälöidyn roolikohtaisen suosittelukyselyn.

  2. Prosessin käynnistys
    Kandidaatti liitetään prosessiin ja hän saa viestin sähköpostitse ja/tai tekstiviestillä suosittelijoiden ilmoittamista varten

  3. Kandidaatti toimittaa referenssitiedot
    Hakija täyttää verkkosivuilla lomakkeen, jossa hän antaa referenssiensä yhteystiedot.

  4. Automatisoitu yhteydenotto 
    Järjestelmä lähettää automaattisesti kysymyspatteristot vastattavaksi referensseille sähköpostilla ja/tai tekstiviestillä.

  5. Referenssit vastaavat digitaalisesti
    Suosittelijat voivat vahvistaa henkilöllisyytensä ja vastaavat kysymyksiin silloin, kun heille sopii parhaiten.

  6. Vastaukset koostuvat helppolukuiseen raporttiin
    Kaikki ehdokkaan saamat vastaukset kootaan selkeäksi sekä ammattimaiseksi raportiksi, joka tukee ehdokkaiden vertailua ja päätöksentekoa.

Digitaalisen referenssitarkistuksen hyödyt

Hyvin toteutettu digitaalinen referenssitarkistus tarjoaa useita merkittäviä hyötyjä:

  • Tutkimusperustainen ja yhdenmukainen: 
    Tieteen pohjalta rakennetut kysymyspatteristot ja strukturoitu prosessi varmistaa kandidaateille reilun, relevantin ja objektiivisen arvioinnin.
  • Aikaa ja resursseja säästävä automaatio: 
    Automatisoi manuaaliset tehtävät ja vapauta aikaa niihin tärkeisiin rekrytoinnin tehtäviin, joita et voi automatisoida.
  • Tietoon pohjautuva päätöksenteko: 
    Strukturoitu ja vertailukelpoinen tieto parantaa päätöksentekoa ja hakijoiden vertailua avoimen tehtävän vaatimuksiin.
  • Korkeammat vastausprosentit: 
    Referenssit voivat vastata omaan tahtiinsa, mikä parantaa vastausmääriä ja arvioiden laatua.
  • Tietosuoja ja vaatimustenmukaisuus:
    Tietoja käsitellään turvallisesti ja GDPR:n mukaisesti, suojaten sekä ehdokkaiden että suosittelijoiden yksityisyyden. Lue lisää referenssitarkistuksesta ja vaatimuksenmukaisuudesta.

Referenssitarkistuksen merkitys rekrytoinnissa

Digitaalisen referenssitarkistuksen avulla organisaatiot voivat:

  • Varmistaa kandidaatin antamia tietoja: 
    Vahvistaa työhistoriaa ja osaamista.
  • Arvioida työssä suoriutumista: 
    Saada laajempaa ja syvempää ymmärrystä ehdokkaan kyvykkyydestä ja työssä suoriutumisesta.
  • Tunnistaa mahdolliset riskit:
    Havaita käyttäytymistä, joka voisi vaikuttaa haitallisesti tiimityöhön tai organisaatioon.

W5opuYQ6Tly (5)

Mitä kysymyksiä digitaalisessa referenssitarkistuksessa kannattaa esittää?

Todenmukaisen ja tehtävään liittyvän tiedon saamiseksi on tärkeää käyttää strukturoituja ja osaamispohjaisia kysymyksiä, jotka mittaavat työssä vaadittavia ominaisuuksia. Tutkimukset osoittavat, että strukturoidut referenssitarkistukset ennustavat tulevaa työmenestystä paremmin kuin vapaamuotoiset keskustelut.

Esimerkkejä referenssitarkistuksen kysymyksistä:

  • Would you hire the candidate again? Why or why 
  • Mikä on ammatillinen suhteesi ehdokkaaseen?
  • Milloin ja kuinka pitkään työskentelitte yhdessä?
  • Mitkä olivat kandidaatin tärkeimmät vastuualueet?
  • Miten kandidaatti suoriutui verrattuna muihin vastaavissa rooleissa toimineisiin?
  • Mitkä ovat kandidaatin vahvuutensa ja kehitysalueensa?
  • Voitko kertoa esimerkin tilanteesta, jossa kandidaatti ratkaisi haasteen?
  • Miten hän hallitsi stressiä ja painetta?
  • Oliko kandidaatilla selittämättömiä poissaoloja?
  • Havaitsitko käyttäytymistä, joka voisi olla haitallista tiimille tai organisaatiolle?
  • Palkkaisitteko hänet uudelleen? Miksi tai miksi ette?
Katso lisää esimerkkejä hyvistä kysymysksistä, ja mitä kysymyksiä ei kannata kysyä. 

Kuka voi toimia suosittelijana?

Hyvä suosittelija on henkilö, joka tuntee ehdokkaan työskentelyn ja voi antaa luotettavaa palautetta. Tyypillisiä suosittelijoita ovat:

  • Johtajat, esihenkilöt tai projektipäälliköt: 
    Näkemys suoriutumisesta ja saavutuksista.
  • Kollega: 
    Näkemys yhteistyö- ja vuorovaikutustaidoista.
  • Asiakkaat: 
    Kokemusta asiantuntijuudesta ja asiakaslähtöisyydestä
  • Teacher, mentor, or board member: 
    Useful for candidates with limited work experience.

Kuinka monta referenssiä tulisi pyytää?

Mitä useampi referenssi, sitä luotettavampi kokonaiskuva saadaan. Suositeltavaa on kerätä vähintään kolme referenssiä per ehdokas. Digitaalisen prosessin ansiosta tämä onnistuu helposti ilman ylimääräistä hallinnollista työtä.

Yhteenveto

Digitaalinen referenssitarkistus on moderni, tehokas ja tietopohjainen tapa kehittää rekrytointiprosessin laatua. Strukturoitujsen kysymysten ja automaation ansiosta rekrytointipäätöksistä tulee paremmin perusteltuja ja objektiivisia.

Refapp on digitaalisen referenssitarkistuksen kansainvälinen edelläkävijä. Yli 1 500 organisaatiota – monikansallisista yhtiöistä julkishallinnon toimijoihin ja kasvuyrityksiin – luottaa Refappiin maailmanlaajuisesti.