Ohjeet Refapp Referenssitarkastukset

DPA:n liite 2.1a: OHJEET – REFAPP-REFERENSSITARKISTUSPALVELU

Tämä liite muodostaa Asiakkaan antamat ohjeet Talentwiselle GDPR:n artiklan 28 mukaisesti ja sitä sovelletaan yksinomaan Referenssitarkistuspalvelun (Reference Checks) puitteissa suoritettavaan käsittelyyn.

   
Tarkoitus Henkilötietojen käsittelijä tarjoaa pilvipohjaisen palvelun, joka helpottaa ammatillisten suositusten ja referenssien keräämistä rekrytoinnin aikana. Tämä sisältää vertailutietojen (Benchmark Insights) tarjoamisen, mikä käyttää ryhmiteltyjä demografisia luokkia ja anonymisoitua logiikkaa vertailutiedon tarjoamiseksi Asiakkaalle.
Käsittely-
toimet

 Talentwise saa suorittaa roolissaan henkilötietojen käsittelijänä ainoastaan seuraavia käsittelytoimia:
  • Vastaanottaa ja jäsentää Asiakkaan, Ehdokkaan tai Referenssin toimittamia tietoja;
  • Lähettää referenssipyyntöjä;
  • Säilyttää referenssivastauksia ja saattaa niitä Asiakkaan saataville;
  • Kerätä ja jäsentää tiettyjä rajoitettuja demografisia tietoja, joita toimitetaan referenssitarkistusprosessin yhteydessä;
  • Analysoida kyseisiä tietoja, mahdollisesti yhdessä referenssitarkistuksen tulosten kanssa, ryhmiteltyjen vertailutietojen (benchmark insights) luomiseksi;
  • Koostaa ja anonymisoida asiaankuuluvaa dataa jaetussa vertailutietoaineistossa käytettäväksi;
  • Hallinnoida käyttäjätilejä ja käyttöoikeuksia;
  • Ylläpitää lokeja tietoturva- ja toiminnallisia tarkoituksia varten;
  • Tarjota Palveluun liittyvää vianmääritystä ja tukea, mukaan lukien Asiakkaan puolesta tehdyt toimenpiteet;
  • Poistaa tietoja Palvelusopimuksen mukaisesti.
Henkilötieto-ryhmät Ehdokkaat
  • Nimi
  • Yhteystiedot (puhelinnumero, sähköpostiosoite)
  • IP-osoite
  • Asiakkaan toimittamat tiedot referenssitarkistusta aloitettaessa
  • Demografiset tiedot (ikä, sukupuoli, koulutustaso)
Referenssit
  • Nimi
  • Yhteystiedot (puhelinnumero, sähköpostiosoite)
  • IP-osoite
  • Referenssivastaukset (mukaan lukien vapaamuotoiset tekstivastaukset)
  • Metatiedot (aika, päivämäärä, tila)
Asiakkaan käyttäjät (esim. rekrytoijat)
  • Nimi
  • Yritys ja nimike
  • Yhteystiedot (puhelinnumero, sähköpostiosoite)
  • Profiilikuva
  • LinkedIn-URL-osoite
  • Käyttäjä- ja valtuutustiedot
  • Kirjautumis- ja aktiviteettilokit
Rekisteröity-
jen ryhmät
  • Asiakkaan rekrytointiprosesseissa olevat Ehdokkaat
  • Ehdokkaan nimeämät Referenssit
  • Asiakkaan käyttäjät (järjestelmänvalvojat, rekrytoijat jne.)

Säilytysaika
  • Henkilötietoja säilytetään kaksikymmentäneljä (24) kuukautta, ellei Referenssitarkistuksia koskevassa Palvelusopimuksessa ole toisin määrätty.
  • Lokeja, teknisiä tietoja ja varmuuskopioita säilytetään Talentwisen tavanomaisten säilytyskäytäntöjen mukaisesti.
Rajoitukset Ominaisuuden kautta saataville asetetut vertailutulokset perustuvat ryhmiteltyyn, koostettuun ja anonymisoituun dataan, joka on suunniteltu estämään yksittäisten ehdokkaiden tunnistaminen.

Versiohistoria

Versio Päiväys Muutos / Kommentti
2026.01 2026-06-01 Päivitetty vastaamaan Refappin uusia palveluita ja siirretty asiakaskohtaiset ehdot Pääsopimukseen.