Instruktion Referenstagning

Bilaga 2.1a till PUBA: INSTRUKTIONER - TJÄNSTEN REFAPP REFERENSTAGNING

Denna bilaga utgör Kundens instruktion till Talentwise enligt artikel 28 i GDPR och gäller endast behandling som utförs inom ramen för Tjänsten Refapp Referenstagning.

Rubrik Innehåll
Ändamål Personuppgiftsbiträdet tillhandahåller en molntjänst som Kunden använder för att ta referenser i samband med rekrytering av personal.
Behandlingsaktiviteter Talentwise får endast utföra följande behandlingar som biträde:
  • Ta emot och strukturera data som Kunden, Kandidaten eller Referensgivare tillhandahåller,
  • Skicka referensförfrågningar,
  • Lagra och tillgängliggöra referenssvar för Kunden,
  • Samla in och strukturera vissa begränsade demografiska uppgifter som
    tillhandahålls i samband med referenstagningsprocessen,
  • Analysera sådan data, eventuellt tillsammans med resultat från
    referenstagning, i syfte att generera grupperade benchmarkinsikter,
  • Aggregera och anonymisera relevant data för inkludering i den
    gemensamma benchmarkdatabasen,
  • Administrera användarkonton och åtkomsträttigheter,
  • Föra loggar för säkerhet och drift,
  • Felsökning och support av Tjänsten, inkl. utföra handlingar åt Kunden,
  • Gallring av data enligt Tjänsteavtalet.
Kategorier av Personuppgifter Kandidater
  • Namn
  • Kontaktuppgifter (telefonnummer, e-postadress)
  • IP-adress
  • Uppgifter Kunden lämnar vid initiering av referenstagningen
  • Demografiska data (Ålder, Kön, Utbildningsnivå)
Referensgivare
  • Namn
  • Kontaktuppgifter (telefonnummer, e-postadress)
  • IP-adress
  • Referenssvar (inkl. fritext)
  • Metadata (tid, datum, status)
Kundens användare (t.ex. rekryteraren)
  • Namn
  • Företag och titel
  • Kontaktuppgifter (telefonnummer, e-postadress)
  • Profilbild
  • Linkedin-URL
  • Användar- och behörighetsdata
  • Inloggnings- och aktivitetsloggar
Kategorier av Registrerade
  • Kandidater i Kundens rekryteringsprocesser
  • Referensgivare som kandidaten anger
  • Användare hos Kunden (administratörer, rekryterare m.fl.)
Gallringstid
  • Personuppgifter gallras efter 24 månader om inte annat anges i Tjänsteavtalet för Referenstagning.
  • Loggar, tekniska data och säkerhetskopior gallras enligt Talentwises ordinarie rutiner.
Begränsningar Benchmarkresultat som görs tillgängliga genom funktionen ska baseras på
grupperad, aggregerad och anonymiserad data som är utformad för att förhindra identifiering av enskilda kandidater.

Versionshistorik

Version Datum Ändring / Kommentar
2026.01 2026-03-23 Initiala tilläggsinstruktioner för
demografisk benchmarking
2025.02 2025-11-01

Uppdaterat för att anpassas till Refapps nya tjänster och flytta av kundspecifika villkor till Huvudavtalet.
Se tidigare version här: Bilaga 2.1a till PUBA_2025.02