Instruks for Bakgrunnssjekk

Denne instruksen utgjør Kundens instruksjon til Talentwise i henhold til artikkel 28 i GDPR. Den gjelder utelukkende den personoppgiftsbehandling Talentwise utfører som personoppgiftsbiträde (databehandler) innenfor tjenesten Refapp Bakgrunnssjekk.

Bilag 2.1c til DPA: INSTRUKSJONER – TJENESTEN REFAPP BAKGRUNNSSJEKK

Dette bilaget utgjør kundens instruks til Talentwise i henhold til artikkel 28 i GDPR, og gjelder kun den behandlingen av personopplysninger Talentwise utfører som databehandler i tjenesten Refapp Bakgrunnssjekk.

Talentwise behandler også visse opplysninger som selvstendig behandlingsansvarlig i forbindelse med tjenesten. Slik behandling omfattes ikke av denne databehandleravtalen, og er uttrykkelig avgrenset i denne instruksen.

Rubrikk Innhold
Formål Muliggjøre gjennomføring av bakgrunnssjekker i forbindelse med Kundens rekrutteringsprosesser, herunder administrasjon av bestillinger, prosesshåndtering og gjennomføring av kontroller etter Kundens instruks gjennom Tjenesten Refapp Bakgrunnssjekk.
Behandlingsaktiviteter der Talentwise opptrer som databehandler

Talentwise skal utelukkende utføre følgende behandlinger som databehandler:

Administrative og rekrutteringsrelaterte formål

  • Motta og lagre bestillingsdata fra Kunden (inkludert identitets- og kontaktopplysninger om Kandidaten),
  • Administrere brukerkontoer, tilgangsrettigheter og systeminnstillinger,
  • Tilgjengeliggjøre og drifte Kandidatportalen,
  • Håndtere informasjon og dokumenter som Kandidaten laster opp eller Kunden stiller til rådighet, og som ikke utgjør Verifiseringsdata i henhold til punkt 3 i Tjenesteavtalen.

Prosesshåndtering

  • Initiere verifiseringer i samsvar med Kundens valg og innstillinger i Tjenesten,
  • Tilgjengeliggjøre statusinformasjon (f.eks. «pågår», «venter på kandidat», «fullført»),
  • Kommunisere med Kandidaten vedrørende opplasting av dokumentasjon og øvrige steg i verifiseringsprosessen.

Kontroller utført etter Kundens instruks
Talentwise kan etter Kundens instruks initiere og gjennomføre enkelte kontroller i tjenesten der Kunden er behandlingsansvarlig. Dette kan omfatte:

  • Bestilling av kredittsjekk hos tredjeparts kredittopplysningsforetak
  • Søk i offentlige sanksjons- eller PEP-lister
  • Verifisering av arbeidshistorikk via kontaktpersoner oppgitt av kandidaten
  • Andre kontroller som fremgår av Tjenesteavtalen og Bilag A – Tilgjengelige sjekker, der Talentwise opptrer som databehandler.

Support, drift og sikkerhet

  • Føre logger for sikkerhet, drift og feilsøking,
  • Yte support i saker som gjelder bestillings- og prosessflyt,
  • Slette personopplysninger i samsvar med Tjenesteavtalen og DPA.
Behandlingsaktiviteter der Talentwise opptrer som selvstendig behandlingsansvarlig

Talentwise er selvstendig behandlingsansvarlig for følgende behandlings- aktiviteter innenfor Tjenesten Refapp Bakgrunnssjekk:



  • Innhenting, verifisering og validering av opplysninger fra Kandidaten eller tredjepart
  • Analyse og vurdering av verifiseringsgrunnlag
  • Sammenstilling av resultater i rapportform
  • Valg av metode, kilder eller verifiseringsprosess der Talentwise leverer verifiseringstjenester

Behandling under dette punktet utgjør ikke behandling som omfattes av Databehandleravtalen og skjer ikke etter Kundens instruksjoner.
Kategorier av Personopplysninger

Kandidater

  • Navn
  • Kontaktopplysninger (adresse, e-postadresse, telefonnummer)
  • Fødselsnummer/personnummer (der dette er relevant og tillatt)
  • Opplysninger i dokumenter lastet opp av Kandidaten eller Kunden
  • Verifikasjonsgrunnlag (for eksempel vitnemål, lisenser ansettelsesbekreftelser, ID-dokumenter, opplysninger om økonomiske forhold mv.)
  • Administrativ informasjon og statusrelatert metadata

Kundens brukere (f.eks. rekrutterere)

  • Navn
  • Virksomhet og stilling
  • Kontaktopplysninger (telefonnummer, e-postadresse)
  • Profilbilde
  • LinkedIn-URL
  • Bruker- og tilgangsdata
  • Innloggings- og aktivitetslogger
Kategorier av Registrerte
  • Kandidater i Kundens rekrutteringsprosesser,
  • Brukere hos Kunden (administratorer, rekrutterere m.fl.)
Lagringstid
  • Personopplysninger slettes etter 24 måneder, med mindre annet er angitt i Tjenesteavtalen for Refapp Bakgrunnssjekk,
  • Logger, tekniske data og sikkerhetskopier slettes i samsvar med Talentwises ordinære rutiner.
Begrensninger Behandling som Talentwise utfører som selvstendig behandlingsansvarlig innenfor rammen av Tjenesten omfattes ikke av denne instruksen og reguleres ikke av Databehandleravtalen.

 

Versjonshistorikk og arkiv

Versjon Dato Endring / Kommentar
 2026.01  2026-03-23 Lagt til behandlingsaktivitet der Talentwise kan utføre kontroller som databehandler etter Kundens instruks.
2025.02 2025-11-01

Oppdatert for å tilpasses Refapps nye tjenester og for å flytte kundespesifikke vilkår til Hovedavtalen.
Se tidligere versjon her: Bilag 2.1c-DPA_BAKGRUNNSSJEKK_2025.02