Instruks for Bakgrunnssjekk

Denne instruksen utgjør Kundens instruksjon til Talentwise i henhold til artikkel 28 i GDPR. Den gjelder utelukkende den personoppgiftsbehandling Talentwise utfører som personoppgiftsbiträde (databehandler) innenfor tjenesten Refapp Bakgrunnssjekk.

Bilag 2.1c til DPA: INSTRUKSJONER – TJENESTEN REFAPP BAKGRUNNSSJEKK

Dette bilaget utgjør kundens instruks til Talentwise i henhold til artikkel 28 i GDPR, og gjelder kun den behandlingen av personopplysninger Talentwise utfører som databehandler i tjenesten Refapp Bakgrunnssjekk.

Talentwise behandler også visse opplysninger som selvstendig behandlingsansvarlig i forbindelse med tjenesten. Slik behandling omfattes ikke av denne databehandleravtalen, og er uttrykkelig avgrenset i denne instruksen.

Rubrikk Innhold
Formål Muliggjøre digital verifisering av opplysninger som Kandidaten har oppgitt i forbindelse med en rekrutteringsprosess, herunder identitetsopplysninger, utdanning, ansettelseshistorikk, lisenser og andre relevante kvalifikasjoner.
Behandlingsaktiviteter der Talentwise opptrer som databehandler

Talentwise skal utelukkende utføre følgende behandlinger som databehandler:

Administrative og rekrutteringsrelaterte formål

  • Motta og lagre bestillingsdata fra Kunden (inkludert identitets- og kontaktopplysninger om Kandidaten),
  • Administrere brukerkontoer, tilgangsrettigheter og systeminnstillinger,
  • Tilgjengeliggjøre og drifte Kandidatportalen,
  • Håndtere informasjon og dokumenter som Kandidaten laster opp eller Kunden stiller til rådighet, og som ikke utgjør Verifikasjonsdata i henhold til punkt 3 i Tjenesteavtalen.

Prosesshåndtering

  • Initiere verifiseringer i samsvar med Kundens valg og innstillinger i Tjenesten,
  • Tilgjengeliggjøre statusinformasjon (f.eks. «pågår», «venter på kandidat», «fullført»),
  • Kommunisere med Kandidaten vedrørende opplasting av dokumentasjon og øvrige steg i verifiseringsprosessen.

Support, drift og sikkerhet

  • Føre logger for sikkerhet, drift og feilsøking,
  • Yte support i saker som gjelder bestillings- og prosessflyt,
  • Slette personopplysninger i samsvar med Tjenesteavtalen og DPA.
Behandlingsaktiviteter der Talentwise opptrer som selvstendig behandlingsansvarlig

Talentwise er selvstendig behandlingsansvarlig for følgende behandlingsaktiviteter innenfor Tjenesten Refapp Bakgrunnssjekk:

  • Innhenting, verifisering og validering av opplysninger fra Kandidaten eller tredjepart,
  • Analyse og vurdering av verifikasjonsgrunnlag,
  • Sammenstilling av verifikasjonsresultater i rapportform.

Behandling under dette punktet utgjør ikke behandling som omfattes av Databehandleravtalen og skjer ikke etter Kundens instruksjoner.
Kategorier av Personopplysninger

Kandidater

  • Navn
  • Kontaktopplysninger (adresse, e-postadresse, telefonnummer)
  • Fødselsnummer/personnummer (der dette er relevant og tillatt)
  • Opplysninger i dokumenter lastet opp av Kandidaten eller Kunden
  • Verifikasjonsgrunnlag (for eksempel vitnemål, lisenser, ansettelsesbekreftelser, ID-dokumenter mv.)
  • Administrativ informasjon og statusrelatert metadata

Kundens brukere (f.eks. rekrutterere)

  • Navn
  • Virksomhet og stilling
  • Kontaktopplysninger (telefonnummer, e-postadresse)
  • Profilbilde
  • LinkedIn-URL
  • Bruker- og tilgangsdata
  • Innloggings- og aktivitetslogger
Kategorier av Registrerte
  • Kandidater i Kundens rekrutteringsprosesser,
  • Brukere hos Kunden (administratorer, rekrutterere m.fl.)
Lagringstid
  • Personopplysninger slettes etter 24 måneder, med mindre annet er angitt i Tjenesteavtalen for Refapp Bakgrunnssjekk,
  • Logger, tekniske data og sikkerhetskopier slettes i samsvar med Talentwises ordinære rutiner.
Begrensninger Behandling som Talentwise utfører som selvstendig behandlingsansvarlig innenfor rammen av Tjenesten omfattes ikke av denne instruksen og reguleres ikke av Databehandleravtalen.

Versjonshistorikk

Versjon Dato Endring / Kommentar
2025.02 2025-11-01 Oppdatert for å tilpasses Refapps nye tjenester og for å flytte kundespesifikke vilkår til Hovedavtalen.