Instruks for Bakgrunnssjekk

Muliggjøre gjennomføring av bakgrunnssjekker i forbindelse med Kundens rekrutteringsprosesser, herunder administrasjon av bestillinger, prosesshåndtering og gjennomføring av kontroller etter Kundens instruks gjennom Tjenesten Refapp Bakgrunnssjekk.

Talentwise skal utelukkende utføre følgende behandlinger som databehandler:

Administrative og rekrutteringsrelaterte formål

• Motta og lagre bestillingsdata fra Kunden (inkludert identitets- og kontaktopplysninger om Kandidaten),
• Administrere brukerkontoer, tilgangsrettigheter og systeminnstillinger,
• Tilgjengeliggjøre og drifte Kandidatportalen,
• Håndtere informasjon og dokumenter som Kandidaten laster opp eller Kunden stiller til rådighet, og som ikke utgjør Verifiseringsdata i henhold til punkt 3 i Tjenesteavtalen.

Prosesshåndtering

• Initiere verifiseringer i samsvar med Kundens valg og innstillinger i Tjenesten,
• Tilgjengeliggjøre statusinformasjon (f.eks. «pågår», «venter på kandidat», «fullført»),
• Kommunisere med Kandidaten vedrørende opplasting av dokumentasjon og øvrige steg i verifiseringsprosessen.

Support, drift og sikkerhet

• Føre logger for sikkerhet, drift og feilsøking,
• Yte support i saker som gjelder bestillings- og prosessflyt,
• Slette personopplysninger i samsvar med Tjenesteavtalen og DPA.

Kontroller utført etter Kundens instruks
Kundens instruks kan gis gjennom konfigurasjon og aktivering av kontroller i Tjenesten. For kontroller der Talentwise opptrer som databehandler etter Kundens instruks, herunder kontroller som Kunden til enhver tid har aktivert i Tjenesten i henhold til Tjenesteavtalen punkt 3.4, og som er nærmere beskrevet i Bilag A – Tilgjengelige sjekker, skal Talentwise:

• kun innhente, motta og behandle personopplysninger i samsvar med Kundens dokumenterte instruks, herunder valg og aktivering av kontroller i Tjenesten,
• kun behandle opplysninger i den utstrekning det er nødvendig for å gjennomføre den aktuelle kontrollen,
• ikke bruke opplysningene til egne formål,
• lagre opplysningene kun så lenge det er nødvendig for å gjennomføre kontrollen og gjøre resultatet tilgjengelig for Kunden, og
• slette eller anonymisere opplysningene uten ugrunnet opphold etter at kontrollen er gjennomført, med mindre annet følger av Tjenesteavtalen eller Kundens instruks.

Hvilke kontroller som til enhver tid gjennomføres etter Kundens instruks, bestemmes av Kundens valg og aktivering i Tjenesten.

Der behandlingen omfatter opplysninger om straffbare forhold (for eksempel politiattest), skal slik behandling kun skje for kontroller som Kunden har aktivert i Tjenesten, og i samsvar med de vilkår som fremgår av Bilag A. Talentwise skal i slike tilfeller behandle opplysningene med særlig konfidensialitet og begrense lagring til det som er strengt nødvendig for gjennomføring av kontrollen og videreformidling til Kunden.

Talentwise er selvstendig behandlingsansvarlig for følgende behandlings- aktiviteter innenfor Tjenesten Refapp Bakgrunnssjekk:

• Innhenting, verifisering og validering av opplysninger fra Kandidaten eller tredjepart
• Analyse og vurdering av verifiseringsgrunnlag
• Sammenstilling av resultater i rapportform
• Valg av metode, kilder eller verifiseringsprosess der Talentwise leverer verifiseringstjenester

Behandling under dette punktet utgjør ikke behandling som omfattes av Databehandleravtalen og skjer ikke etter Kundens instruksjoner.

Kandidater

• Navn
• Kontaktopplysninger (adresse, e-postadresse, telefonnummer)
• Fødselsnummer/personnummer (der dette er relevant og tillatt)
• Opplysninger i dokumenter lastet opp av Kandidaten eller Kunden
• Verifikasjonsgrunnlag (for eksempel vitnemål, lisenser ansettelsesbekreftelser, ID-dokumenter, opplysninger om økonomiske forhold mv.)
• Administrativ informasjon og statusrelatert metadata

Kundens brukere (f.eks. rekrutterere)

• Navn
• Virksomhet og stilling
• Kontaktopplysninger (telefonnummer, e-postadresse)
• Profilbilde
• LinkedIn-URL
• Bruker- og tilgangsdata
• Innloggings- og aktivitetslogger

• Kandidater i Kundens rekrutteringsprosesser,
• Brukere hos Kunden (administratorer, rekrutterere m.fl.)

• Personopplysninger slettes etter 24 måneder, med mindre annet er angitt i Tjenesteavtalen for Refapp Bakgrunnssjekk,
• Logger, tekniske data og sikkerhetskopier slettes i samsvar med Talentwises ordinære rutiner.

Oppdatert for å tilpasses Refapps nye tjenester og for å flytte kundespesifikke vilkår til Hovedavtalen.
Se tidligere versjon her: Bilag 2.1c-DPA_BAKGRUNNSSJEKK_2025.02