Instruks for referanseinnhenting

Denne instruksen for referanseinnhenting («Instruksen») regulerer Talentwises rutiner og prosesser for behandling av personopplysninger som innhentes gjennom referanseverktøyet Refapp og utgjør et bindende tillegg til Talentwises avtale om levering av tjenester.

Bilag 2.1a til DPA: INSTRUKSJONER - TJENESTEN REFAPP REFERANSESJEKK

Dette bilaget utgjør Kundens instruks til Talentwise i henhold til artikkel 28 i GDPR og gjelder utelukkende behandling som utføres innenfor rammen av Tjenesten Refapp Referansesjekk.

Rubrikk Innhold
Formål Databehandler leverer en skybasert tjeneste som Kunden benytter for å innhente referanser i forbindelse med rekruttering av personell.
Behandlingsaktiviteter Talentwise skal utelukkende utføre følgende behandlinger som databehandler:
  • Motta og behandle strukturerte data som Kunden, Kandidater eller referansepersoner stiller til rådighet,
  • Sende forespørsler om referanser,
  • Lagring og tilgjengeliggjøring av referansesvar for Kunden,
  • Samle inn og strukturere begrenset demografisk data oppgitt i forbindelse med referansesjekkprosessen, 
  • Analysere slik data, eventuelt sammen med resultatene fra referansesjekken, for å generere sammenligningsdata på gruppenivå, 
  • Sammenstille og anonymisere relevant data for inkludering i det delte sammenligningsdatasettet,
  • Administrere brukerkontoer og tilgangsrettigheter,
  • Føre logger for sikkerhet og drift,
  • Feilsøking og support knyttet til Tjenesten, herunder utføre handlinger på vegne av Kunden,
  • Sletting av data i samsvar med Tjenesteavtalen.
Kategorier av Personopplysninger Kandidater
  • Navn
  • Kontaktopplysninger (telefonnummer, e-postadresse)
  • IP-adresse
  • Opplysninger som Kunden oppgir ved initiering av referansesjekken
  • Demografisk data (alder, kjønn, utdanningsnivå)
Referansepersoner
  • Navn
  • Kontaktopplysninger (telefonnummer, e-postadresse)
  • IP-adresse
  • Referansesvar (inkludert fritekst)
  • Metadata (tidspunkt, dato, status)
Kundens brukere (f.eks. rekrutterere)
  • Navn
  • Virksomhet og stilling
  • Kontaktopplysninger (telefonnummer, e-postadresse)
  • Profilbilde
  • Linkedin-URL
  • Bruker- og tilgangsdata
  • Innloggings- og aktivitetslogger
Kategorier av Registrerte
  • Kandidater i Kundens rekrutteringsprosesser
  • Referansepersoner som Kandidaten oppgir
  • Brukere hos Kunden (administratorer, rekrutterere m.fl.)
Lagringstid
  • Personopplysninger slettes etter 24 måneder, med mindre annet er angitt i Tjenesteavtalen for Referansesjekk.
  • Logger, tekniske data og sikkerhetskopier slettes i samsvar med Talentwises ordinære rutiner.
Begrensninger Benchmarkresultater som gjøres tilgjengelige gjennom funksjonen skal være basert på grupperte, aggregerte og anonymiserte opplysninger, utformet for å hindre identifisering av enkeltkandidater.

Versjonshistorikk

Versjon Dato Endring / Kommentar
2026.01 2026-03-23

Innledende tilleggsinstruksjoner for demografisk benchmarking
2025.02 2025-11-01

Oppdatert for å tilpasses Refapps nye tjenester og for å flytte kundespesifikke vilkår til Hovedavtalen.
Se tidligere versjon her: Bilag 2.1a til DPA_2025.01