Referenssitarkistukset nähdään usein yhtenä rekrytointiprosessin suurimmista pullonkauloista. Näin ei kuitenkaan tarvitse olla.
Ymmärtääksemme paremmin, mitkä tekijät todella vaikuttavat vastausprosentteihin, analysoimme anonymisoitua dataa Refappin alustalta. Aineisto perustuu satoihin tuhansiin eri toimialoilla ja eri maissa toteutettuihin referenssitarkistuksiin.
Yksi havainto nousi selvästi esiin: kun prosessi on yksinkertainen, relevantti ja hyvin valmisteltu, suosittelijat vastaavat huomattavasti todennäköisemmin ja myös nopeammin.
Miksi referenssit eivät vastaa?
Matala vastausprosentti johtuu harvoin haluttomuudesta vastata. Useimmiten taustalla on prosessin aiheuttama kitka.
Referenssit ovat yleensä kiireisiä ammattilaisia. Jos prosessi:
- vie liikaa aikaa
- tuntuu epäselvältä
- tai vaatii ylimääräistä koordinointia
…sen lykkääminen tai kokonaan huomiotta jättäminen on todennäköisempää.
Toisin sanoen vastausprosentti ei riipu ensisijaisesti muistutusten määrästä, vaan siitä, kuinka hyvin prosessi on suunniteltu alusta alkaen.
Mitä data kertoo?
Yksi selkeimmistä havainnoista on, että vastauskäyttäytyminen vaihtelee tilanteen mukaan.
Eroja on havaittavissa esimerkiksi eri tehtävätasojen välillä. Vastausprosentit ovat yleensä korkeampia senioritason rekrytoinneissa, kun taas junioritason tehtävissä ne jäävät tyypillisesti matalammiksi.
Tämä ei johdu itse prosessista, vaan pikemminkin eroista kokemuksessa ja valmistautumisessa. Senioritason kandidaatit ovat usein tottuneempia hallitsemaan referenssiprosessia, ja heidän ammatilliset verkostonsa ovat yleensä vakiintuneempia. Junioritason kandidaateille prosessi voi olla huomattavasti vieraampi.
Havainto korostaa tärkeää asiaa:
Vastausprosentit eivät ole pelkästään operatiivinen mittari. Niihin vaikuttaa myös ihmisten käyttäytyminen – ja siihen voidaan vaikuttaa.
Kandidaatin valmistautumisella on suuri merkitys
Yksi tehokkaimmista tavoista parantaa vastausprosentteja jää usein liian vähälle huomiolle: kandidaatin valmistelu.
Kun kandidaatti:
- ymmärtää, miten referenssitarkistus etenee
- tietää, millaisista asioista referensseiltä tullaan kysymään
- informoi referenssejään etukäteen
…vastaamisen todennäköisyys kasvaa merkittävästi.
Hyvin valmisteltu referenssi tunnistaa pyynnön helpommin, priorisoi siihen vastaamisen ja reagoi ilman tarpeettomia viiveitä.
Viestintäkanavalla on väliä
Toinen merkittävä tekijä on se, miten referenssipyyntö toimitetaan.
Datamme mukaan:
- oikean viestintäkanavan käyttö parantaa vastausprosentteja
- useamman kanavan yhdistäminen, esimerkiksi tekstiviesti ja sähköposti, nopeuttaa vastauksia verrattuna yhden kanavan käyttöön
Tämä heijastaa nykyisiä viestintätottumuksia. Monet ammattilaiset tarkistavat tekstiviestit sähköpostia useammin, erityisesti kiireisen työpäivän aikana.
Kun pyynnön avaaminen ja siihen vastaaminen tehdään helpoksi kanavassa, jota referenssi käyttää päivittäin, kitka vähenee ja vastausajat lyhenevät.
Yksinkertaisuus parantaa vastausprosentteja
Myös kyselylomakkeen rakenteella on suuri vaikutus.
Kun referenssikyselyt ovat:
- helposti ymmärrettäviä
- selkeästi jäsenneltyjä
- nopeita täyttää
...vastausprosentit ovat yleensä korkeampia.
Pitkät ja jäsentämättömät lomakkeet, joissa on runsaasti avoimia kysymyksiä, voivat tuntua aikaa vieviltä.
Strukturoidut, käyttäytymiseen perustuvat kysymykset eivät ainoastaan paranna kerättävän tiedon laatua, vaan myös helpottavat referenssien vastaamista.
Käytännön näkökulma
Vastausprosenttien parantaminen ei yleensä ole yhden yksittäisen muutoksen tulos. Kyse on useista pienistä päätöksistä, jotka vähentävät kitkaa koko prosessin ajan.
Rekrytointitiimeille tämä tarkoittaa erityisesti seuraavia asioita:
- kandidaattien valmistelu ja odotusten asettaminen
- referenssien tavoittaminen oikeiden kanavien kautta
- prosessin pitäminen yksinkertaisena ja helposti saavutettavana
- helposti vastattavien kysymysten suunnittelu
Yhdessä nämä tekijät tekevät referenssien vastaamisesta helpompaa ilman jatkuvaa muistuttamista.
Kokonaiskuva
Vastausprosentit eivät ole vain mittari. Ne vaikuttavat suoraan rekrytointipäätösten nopeuteen ja laatuun.
Kun referenssit vastaavat nopeasti ja johdonmukaisesti:
- rekrytointiprosessi etenee ilman tarpeettomia viiveitä
- manuaalisen seurannan tarve vähenee
- kokemus paranee sekä kandidaattien että rekrytoijien näkökulmasta
Jo pienilläkin parannuksilla vastausprosenteissa voi olla merkittävä vaikutus rekrytoinnin läpimenoaikaan.
Tietoa raportista
Tämä artikkeli on osa The Reference Checking Trends Report: Insights from Refapp Data -raporttisarjaa, joka perustuu Refappin alustalta kerättyyn anonymisoituun dataan.
Analysoimalla satojatuhansia referenssitarkistuksia eri toimialoilta ja eri maista raporttisarja tarkastelee, miten referenssitarkistukset toimivat käytännössä nykyisessä työelämässä – ja mitä rekrytointitiimit voivat oppia todellisesta käyttäytymisdatasta.