A la fin de chaque année civile, l’Agence pour la santé et l’aide sociale de la municipalité de Helsingborg se lance dans le recrutement de salariés pour l’été suivant. A la clef, l’embauche de 500 employés saisonniers. L’utilisation d’un outil numérique de vérification des références lui a permis de rationaliser ses procédures de recrutement tout en améliorant de manière significative la qualité des candidats retenus. Le gain de temps ainsi réalisé lui a en outre donné la possibilité de se concentrer sur d’autres activités à forte valeur ajoutée.
Principaux résultats :
- Moins de temps consacré aux tâches administratives grâce à l’automatisation des procédures. Les coordonnées des référents sont renseignées directement par les candidats, après quoi l’envoi des questionnaires et des rappels, ainsi que la collecte des références, se font de manière automatique.
- L’équipe de recrutement a économisé 9 semaines de travail à plein temps.
- Un processus de vérification des références impartial et transparent qui fait apparaitre les réponses exactes des référents dans le rapport final.
- Des décisions d’embauche objectives et bien informées puisque fondées sur la possibilité de comparer toutes les références relatives à un même candidat.
Un défi : l’inefficacité des méthodes traditionnelles de vérification des références
- Nous avions l’habitude de consacrer énormément de temps à collecter les coordonnées des référents auprès de nos candidats, à organiser des entretiens téléphoniques et à compiler des rapports », explique Josefine Vesterinen, consultante en charge du recrutement au sein de l’Agence pour la santé et l’aide sociale de la municipalité de Helsingborg.
- Cette façon de travailler n’était pas tenable, nous avons donc commencé à chercher des alternatives pour nous sortir de ce goulot d’étranglement, gagner du temps et obtenir des réponses plus détaillées et objectives.
La marche à suivre pour un processus de recrutement plus agile
Dans le cadre d’un projet pilote en 2020, la municipalité de Helsingborg a mis en place l’outil Refapp, et l’Agence pour la santé et l’aide sociale est l’une des administrations qui est passée à la vérification numérique des références.
- A l’époque nous avions déjà découvert les avantages des entretiens en ligne, il nous a donc semblé tout naturel d’explorer également le potentiel de la vérification numérique des références, rapporte Josefine.
L’aspect le plus important à nos yeux était l’expérience des utilisateurs du système, qu’ils soient candidats, référents ou recruteurs. Refapp cochait toutes les cases et s’est avéré très efficace, facile à utiliser et très professionnel.
Une solution : la vérification numérique des références tant pour les recrutements de gros effectifs de personnels temporaires que pour les postes de permanents
-Pour les recrutements saisonniers, nous coopérons sur un gros projet de vérification des références via Refapp. Nous nous entraidons entre collègues pour ajouter les candidats au fur et à mesure. En un simple clic, nous pouvons demander aux candidats de renseigner les coordonnées de leurs référents, puis le logiciel fait le reste du travail pour nous, depuis l’envoi des questionnaires et des rappels jusqu’à la compilation des réponses dans le rapport de référence final, décrit Josefine.
- Mes collègues qui recrutent pour des postes de permanents dans le domaine du médico- social utilisent le système de la même manière, mais en créant des projets indépendants les uns des autres et en adaptant les questionnaires à chaque profil de poste.
Quelle évaluation de Refapp au lendemain d’une phase intense de recrutement estival?
- Après notre gros recrutement saisonnier, au printemps 2021, nous avons procédé à une évaluation détaillée de notre temps de travail et de l’expérience utilisateur. Il s’avère que nous avons économisé 359 heures, soit 9 semaines de travail à plein temps, en utilisant Refapp au lieu de nos méthodes traditionnelles de vérification des références, conclut Josefine.
- Nous sommes très satisfaits de Refapp, tant du point de vue des fonctionnalités que du service client. L’assistance est toujours rapide et réactive, nous avons accès à des statistiques très utiles sur notre utilisation de l’outil et nous recevons une information régulière sur le lancement de nouvelles fonctionnalités. Nous espérons vraiment pouvoir poursuivre une collaboration de long-terme!