– "Refapp on sujuva, helppo ja nopea. Se tuo rakennetta rekrytointiprosessiin ja vapauttaa aikaa muihin tärkeisiin tehtäviin." Mira Strömmer, HR Partner, Jyväskylän yliopisto
Jyväskylän yliopistossa rekrytoidaan säännöllisesti tutkijoita, opettajia ja asiantuntijoita erilaisiin määräaikaisiin ja vakituisiin tehtäviin. HR-kehittämispäällikkö Taru Kujanpään ja HR Partner Mira Strömmerin mukaan suositusten tarkistus on tärkeä osa rekrytointia – erityisesti rooleissa, joissa korostuvat yhteistyötaidot ja itseohjautuvuus.
Aiemmin suosittelijoihin otettiin yhteyttä puhelimitse, mutta se vei paljon aikaa. Lisäksi käytännöt saattoivat vaihdella esihenkilöittäin, eikä prosessi ollut sujuva. Nyt tilanne on toinen: Refappin avulla suositusten tarkistaminen on muuttunut johdonmukaiseksi ja vaivattomaksi osaksi rekrytointeja.
Refapp otettiin käyttöön Jyväskylän yliopistolla vuonna 2023. Taru kertoo tarpeen syntyneen syttyneen rekrytointitilanteessa, jossa huomattiin, miten tärkeää on saada luotettavaa ja laadukasta lisätietoa hakijoista päätöksenteon tueksi. Refapp tarjosi strukturoidun ja sujuvan tavan varmistaa, että tärkeät näkökulmat eivät jää huomiotta.
– “Tiesin, miten työlästä esihenkilöille on soitella suosittelijoille ja varmistaa asioita. Halusin kokeilla Refappia heti, kun siitä kuulin”, Taru sanoo.
Mira puolestaan kertoo, että uusi työkalu mahdollisti suositusten tarkistamisen useammin kuin ennen:
– ”Aiemmin suositusten tarkistaminen oli rekrytoijien oman harkinnan ja ajankäytön varassa. Nyt kun meillä on työkalu, joka tekee prosessista helpon ja johdonmukaisen, suositukset saadaan tehokkaasti osaksi rekrytointia.”
Refapp on otettu käyttöön laajasti – niin professoreiden kuin tutkimusavustajien rekrytoinneissa. Esihenkilöiltä saatu palaute on ollut yksiselitteisen myönteistä.
– “He saavat valmiit, hyvin jäsennellyt raportit ilman omaa vaivannäköä. Refapp ei työllistä, vaan päinvastoin helpottaa heidän työtään”, Mira kertoo.
Myös suosittelijoilta saatu palaute on ollut positiivista. Referenssien arviot sekä kotimaasta että ulkomailta saadaan kerättyä nopeasti – usein jo 1–2 vuorokaudessa. Erityisesti on ilahduttanut se, miten laajoja ja pohdittuja kirjallisia vastauksia suosittelijat antavat.
Taru muistaa tilanteen, jossa referenssiraportti vahvisti hänen omia havaintojaan rekrytoinnin loppuvaiheessa:
– “Se toi varmuutta päätökseen. Kun suosittelija nosti esiin saman asian, jota olin itsekin miettinyt tiesin, että olemme oikeilla jäljillä.”
Myös kehityskohteet nousevat raporttien kautta esiin paremmin kuin puhelimitse. Kun kirjoittamiseen saa hetken aikaa, suosittelijat kertovat usein asioista avoimemmin – tavalla, joka tukee tulevaa esihenkilöä työn aloituksessa.
– ”Kaikille, jotka rekrytoivat asiantuntijoita – erityisesti silloin, kun korostuvat yhteistyötaidot, itseohjautuvuus ja kehittämisorientoitunut työote”, Taru ja Mira summaavat.
Jyväskylän yliopistolle Refapp on tuonut lisää yhdenvertaisuutta, selkeyttä ja johdonmukaisuutta rekrytointikäytäntöihin: suositusten tarkistaminen on nyt luonteva ja yhtenäinen osa prosessia läpi eri roolien ja yksiköiden.
Toivottavasti pidit jutusta! Haluatko kuulla lisää digitaalisesta suositusten tarkistuksesta ja siitä, miten se voi auttaa sinua tekemään asiantuntevampia rekrytointipäätöksiä? Ota yhteyttä!